Enterprise Content Management

Enterprise-Content-Management (ECM) umfaßt die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.

Eine vollständige Definition von ECM finden Sie hier.

Gründe sich mit Dokumentenmanagement, dem bekanntesten Teil vom ECM, zu beschäftigen sind:

Steigende Informationsflut. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Diese Unterlagen werden kaum geordnet in Ordnern am Fileserver, auf der lokalen Festplatte oder in E-Mail Boxen abgelegt. Diese für die tägliche Arbeit und den Erfolg Ihres Unternehmens wesentlichen Informationen werden nur mehr schwer aufgefunden - erstrecht nicht die Unterlagen von Kollegen. Oftmals ist gar nicht bekannt, daß es diese Information im Unternehmen gibt. Die Suche danach ist extrem mühsam oder überhaupt erfolglos und führt sogar zu Aussagen, wonach Informationen im Internet via Google leichter zu finden sind als im eigenen Unternehmen. Viele Informationen sind wie die sprichwörtliche Stecknadel in diesem Daten"heuhaufen" vergraben und werden wohl nie mehr gefunden.

Informationen aktivieren. Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt. So stehen die Informationen allen Kollegen zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und an jedem Ort der Welt.

Gesetzliche Vorgaben erfüllen. Nicht nur die Finanz verlangt von jedem Unternehmen Unterlagen oft jahrelang aufzubewahren. Bestimmt sind Ihnen schon Schlagworte wie Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder EuroSOX untergekommen. Um auf der sicheren Seite zu stehen, sollten Sie geschäftsrelevante Vorgänge nachvollziehbar machen und entsprechende Unterlagen aufbewahren. Wichtig ist diese Archivierung nicht nur um den Gesetz genüge zu tun, sondern kann auch in Haftungsfragen und bei rechtlichen Auseinandersetzungen hilfreich sein.

Vorteile eines DMS-Systems:

  • Beschleunigte Dokumentensuche
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Verbesserte Nachvollziehbarkeit
  • Reduktion von Papierarchiven
  • Senkung der Verwaltungskosten
  • Wissen "schaffen" - als wichtigster Produktionsfaktor der Zukunft

Alfresco

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